Llega fin de año y, muchas personas quieren tomar unas merecidas vacaciones. Sin embargo, el dejar todo al día antes de salir suele convertirse en una preocupación. Y es que entre las entregas finales, dejar al día tareas, actividades y las ganas de salir rápido a compartir en familia, este momento tan anhelado a veces, suele convertirse en un factor de estrés, al sentir que quedarán tareas pendientes. Esta situación en realidad podría ser más manejable si se implementan estrategias y hábitos de orden y planificación que nos permitan dejar todo al día.
Es por ello que, desde Kibernum, nos comparten algunos consejos que permitirán a quienes tengan planeado desconectarse y tomar unas ansiadas vacaciones de fin de año, organizarse y dejar al día su trabajo, para que a su regreso, todo esté en orden.
- Haz una copia de seguridad: siempre es importante realizar copias de toda la información que se gestiona. Por ejemplo, el correo corporativo, equipo de trabajo, etc. Sobre todo en el área de IT, donde se debe hacer mayor hincapié en realizar copias de seguridad críticas de todos los servidores y datos corporativos que se manejen. Por ello, es importante programar las tareas de mantenimiento críticas antes del periodo vacacional.
- Dar siempre una respuesta – Correo – Autorespuesta: es importante que tanto colaboradores y clientes tengan conocimiento sobre las fechas en que nos ausentaremos del trabajo, ya que puede que alguien nos intente contactar vía email mientras no estemos, ya sea por desconocimiento o a causa de una urgencia. Para no enviar inconscientemente una respuesta desfavorable, se puede configurar fácilmente un breve automensaje de respuesta señalando las fechas de vacaciones, así como el primer día de disponibilidad tras el periodo de descanso, y uno o varios emails de contacto de alguno de nuestros compañeros de área que están trabajando en ese momento.
- Sin prisa culmina tus proyectos: filtrar los asuntos más prioritarios antes de salir a descansar. La organización en este punto es clave para no irse con tareas por entregar. Si queda algo pendiente, es necesario comunicarlo a los demás compañeros y planificar los pasos a seguir. En ocasiones cuesta delegar pues cada persona tiene maneras diferentes de realizar las cosas, al final lo importante es que se logre el mismo resultado que se viene desarrollando.
- Planifica tus últimos días en la oficina: días anteriores al inicio de las vacaciones se debe delegar las funciones durante tu ausencia a los compañeros pertinentes. Si es necesario, se puede dejar un documento escrito con instrucciones o directrices concretas. Además de reunirse con ellos antes de salir y asegurarse de compartir toda la información y documentación que necesitan.
- Status y Check list de las tareas: haz un listado de las tareas pendientes que dejarás antes de irte de vacaciones y especifica en qué estado se encuentran. Detalla dónde guardas los archivos necesarios para completarlas, las contraseñas así como los contactos de otros participantes del proyecto. En caso de tener que retomar la tarea en tu ausencia, tus compañeros podrán recurrir a esta información sin consultarte.
Tener en cuenta todas estas recomendaciones harán que ausentarse por un tiempo del trabajo para tomar vacaciones sea más fácil, ya que es similar cuando se le encarga a un familiar o a un amigo el cuidado de una mascota o plantas durante nuestra ausencia. Así, estaremos evitando un desgaste mental innecesario en una época que debería ser sólo de alegrías.