El crecimiento de una compañía trae consigo nuevos desafíos para la gestión de su talento. Para organizaciones con operaciones distribuidas, múltiples turnos y miles de colaboradores, contar con información precisa sobre asistencia, jornadas y horas trabajadas se vuelve fundamental para garantizar procesos de nómina eficientes y una adecuada administración del personal.
En este contexto, GeoVictoria, plataforma especializada en gestión y control de asistencia, se convirtió en un aliado estratégico para OXXO Colombia, acompañando la expansión de la compañía y la transformación de procesos que anteriormente dependían de planillas manuales y archivos de Excel.
Cuando OXXO Colombia inició este proceso, hace aproximadamente dos años, contaba con cerca de 250 tiendas. Actualmente, la compañía supera las 600 tiendas a nivel nacional y cuenta con más de 5.000 colaboradores, haciendo necesario contar con una solución tecnológica capaz de acompañar el crecimiento de la operación.
“Antes teníamos un manejo demasiado manual de todo el proceso de nómina, con planillas y Excel para hacer los cálculos. No teníamos trazabilidad ni tampoco una herramienta que nos permitiera tener un tipo de escalabilidad”, explica Fernando Arroyo, Especialista de Proyectos de Recursos Humanos de OXXO Colombia.
GeoVictoria: tecnología para una optimización más eficiente de la nómina
Uno de los principales cambios generados por la implementación de GeoVictoria ha sido la posibilidad de contar con mayor trazabilidad sobre los tiempos registrados por los colaboradores desde las tiendas.
La información generada a partir de las marcaciones permite reducir reprocesos y facilita la gestión de los equipos de administración de personal y nómina. Como resultado, OXXO Colombia reporta una reducción aproximada del 40% en los tiempos de procesamiento de nómina.
A su vez, la compañía ha registrado una disminución cercana al 20% en las solicitudes y quejas de los colaboradores, reflejada en la cantidad de casos asociados a estos procesos.
Para Valeria Díaz, Country Manager de GeoVictoria Colombia, la experiencia de OXXO demuestra el papel que puede jugar la tecnología en organizaciones que están atravesando procesos acelerados de expansión.
“Cuando una compañía crece a la velocidad que lo ha hecho OXXO Colombia, los procesos de gestión de personas necesitan evolucionar al mismo ritmo. La tecnología permite pasar de una gestión basada en registros manuales a una operación con información trazable, visible y confiable para todos. Esto no solo contribuye a reducir las solicitudes y quejas de los colaboradores, sino que también les permite a los equipos de Recursos Humanos y a los líderes de operación dedicar más tiempo a gestionar las condiciones laborales y el bienestar de sus equipos”.
La conexión de las tiendas a través de la tecnología también ha contribuido a fortalecer la confianza de los colaboradores, al facilitar una gestión más precisa y trazable del tiempo trabajado y de conceptos asociados, como recargos y horas extras. Contar con información centralizada permite mejorar el seguimiento de estos procesos y brindar mayor transparencia en la liquidación de los pagos.
“Tenemos colaboradores que están más comprometidos con su trabajo, que saben que los recargos se van a pagar correctamente. Ha sido un proceso transformacional y genera muchísima confianza en todos los niveles”, señala Arroyo.
Una herramienta que conecta la operación de las tiendas con Recursos Humanos
El impacto de GeoVictoria no se limita a los procesos administrativos. En las tiendas, la solución también transformó la manera en que los líderes gestionan los horarios y hacen seguimiento a los turnos.
Antes de utilizar la plataforma, la programación se realizaba manualmente y los líderes necesitaban permanecer físicamente en las tiendas para verificar el cumplimiento de los horarios.
Con GeoVictoria, los responsables pueden consultar en tiempo real quién está en turno y realizar seguimiento a las marcaciones, incluso cuando no se encuentran presencialmente en el punto de venta.
“Antes, como líder de tienda, programaba mis horarios manualmente. El líder tenía que estar sí o sí en la tienda verificando que el personal cumpliera su turno”, explica Diana Mayerli Tibagán Arias, líder de tienda de OXXO Colombia.
La optimización tecnológica ha permitido a OXXO Colombia reducir en un 40% los tiempos asociados a la gestión de nómina, agilizando procesos como la programación de horarios. De acuerdo con la experiencia de la compañía, esta actividad, que anteriormente podía tomar entre 30 minutos y una hora, ahora puede realizarse en aproximadamente 5 a 10 minutos.
“Con el tiempo nos dimos cuenta de que realmente esto ha sido una ayuda muy gratificante para todo el equipo de tienda”, agrega Tibagán.
Biométricos y mayor trazabilidad de los ausentismos
Como parte de la evolución de la solución implementada en OXXO Colombia, GeoVictoria también acompañó la instalación de dispositivos biométricos en las tiendas, fortaleciendo el proceso de marcación y la disciplina operativa.
La implementación de esta tecnología permitió a OXXO Colombia multiplicar por 2,4 su capacidad de identificar y registrar ausencias laborales que antes podían pasar desapercibidas. Según los datos compartidos por la compañía, el registro de ausentismos pasó de aproximadamente 0,5 % a 1,2 % a nivel nacional, lo que refleja una mayor trazabilidad de las faltas al trabajo y una visión más precisa de la operación.
La herramienta también facilita el seguimiento de las horas extras, permitiendo que la compañía cuente con información más confiable para sus procesos de nómina.
“Una gran ventaja también es que llevamos un control de tiempo en las horas extras, cosa que antes se dificultaba en el pago de nómina. Ahora es muy confiable”, destaca Tibagán.
La gestión del tiempo como un reto estratégico para las empresas
Para GeoVictoria, el caso de OXXO Colombia refleja una tendencia que están experimentando compañías de diferentes sectores: a medida que las organizaciones amplían sus operaciones y sus equipos, la gestión del tiempo y la asistencia deja de ser únicamente una tarea administrativa y adquiere una dimensión estratégica.
“Hoy las áreas de Recursos Humanos necesitan información que les permita entender qué está pasando realmente con su fuerza laboral. La gestión de asistencia, turnos, horas extras y ausentismos genera datos que, correctamente gestionados, pueden convertirse en insumos para mejorar la operación y la experiencia de los colaboradores”, explica Valeria Díaz, Country Manager de GeoVictoria Colombia.
En el caso de OXXO Colombia, la digitalización también ha permitido acompañar los cambios asociados a la legislación laboral y a la reducción de la jornada, facilitando la gestión de los tiempos trabajados y el cálculo de conceptos asociados a la nómina.
“Para nosotros es muy importante que nuestros clientes puedan afrontar los cambios en materia laboral con herramientas que les den mayor trazabilidad y control. La tecnología debe ayudar a las empresas a adaptarse a nuevas dinámicas laborales sin perder de vista algo fundamental: que detrás de cada registro hay una persona y un proceso de gestión que debe ser confiable”, agrega la Country Manager de GeoVictoria Colombia.
Tecnología para acompañar el crecimiento
La experiencia de OXXO Colombia muestra cómo GeoVictoria puede acompañar procesos de expansión empresarial, llevando la gestión del tiempo desde modelos manuales hacia esquemas digitales con mayor trazabilidad, eficiencia y capacidad de adaptación.
Para una compañía que pasó de cerca de 250 a más de 603 tiendas y que hoy gestiona la operación de más de 5.000 colaboradores, contar con una plataforma escalable se convirtió en un componente relevante de su estrategia de gestión de personas.
“Lo que buscamos desde GeoVictoria es que la tecnología se convierta en un verdadero aliado de las organizaciones. El caso de OXXO demuestra que, cuando existe crecimiento, la digitalización permite que los procesos de Recursos Humanos evolucionen de manera paralela a la operación y que los equipos puedan dedicar menos tiempo a tareas manuales y más tiempo a gestionar estratégicamente a sus personas”, concluye Díaz.
