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¿Cómo evitar el fraude interno en las empresas?

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Las industrias de minería, energía y bienes raíces son aquellas en las que los empleados cometen más actos de fraude interno, según un estudio de la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificados (ACFE). Si se analiza por departamentos, los más proclives son los de operaciones (15%), seguido por contabilidad (14%) y los altos ejecutivos (12%)

El fraude interno ha sido un verdadero problema para las empresas. La propia ACFE estima que las organizaciones a nivel mundial pierden el 5% de sus ingresos anuales en este tipo de transacciones, que incluyen la duplicación de gastos, el uso de recursos de la empresa para la vida personal o familiar, o el uso de recibos que no corresponden a gastos de trabajo.

La pandemia, como en muchos otros casos, aceleró el fraude interno: el 51% de las organizaciones encuestadas por ACFE dijo haber descubierto más hechos desde el año 2020. Algunos abusos son sutiles: ejecutivos en viaje que dejan el carro en el estacionamiento del aeropuerto en lugar de pagar un transporte en proporción mucho más económico, u operaciones que se realizan en efectivo para dificultar la trazabilidad.

Si la idea es combatir el problema a fondo, Albana Llaneza, directora general de SAP Concur para Latinoamérica, resalta que es preciso implementar el concepto de auditoría inteligente. Esto consiste en servicios gestionados que combinan herramientas de inteligencia artificial y machine learning con auditores humanos para entregar la mayor precisión a la hora de identificar gastos no autorizados, anomalías en los documentos de respaldo de las transacciones, el uso indebido de tarjetas de crédito corporativas o incluso gastos superfluos o innecesarios.

“Además de garantizar que se respetan las políticas correctamente y de evitar gastos indebidos de dinero, estas soluciones son fundamentales para que el capital humano se concentre en agregar valor a la organización”, resalta Llaneza. En su opinión, esto permite a los colaboradores perder menos tiempo en reclamos infinitos y en fricciones con sus propios compañeros de trabajo.

Así, el uso de soluciones de gestión de gastos como SAP Concur son útiles para verificar que los gastos coinciden con los recibos y que se hayan hecho de acuerdo a las políticas establecidas por la compañía.

Algunos beneficios de este tipo de soluciones tecnológicas son:

1. Mejora de una política de reembolso. Tener una política de gastos que contenga los lineamientos concretos y claros de las normas bajo las que se regirán los procedimientos es fundamental para enfrentar las operaciones administrativas.

2. Menos errores humanos. Si se realiza la gestión de gastos de manera manual, en muchos casos podría ejecutarse de manera incorrecta, lo cual a su vez podría incidir en los llamados reembolsos duplicados o, en algunas oportunidades, fallas en el proceso de reembolso de facturas a los empleados.

3. Talento humano potencializado. Este proceso es clave en la reducción de la carga laboral. El uso eficiente y responsable del talento humano puede acelerar los flujos de trabajo y así se aprovechan las habilidades de los colaboradores en etapas más técnicas y creativas.

4. Automatización de procesos. Estas herramientas, debido al poder de automatización que incorporan y que aprovechan la popularización de recibos electrónicos de, entre otros, aerolíneas, hoteles y restaurantes, permiten acelerar la gestión de gastos, incluso sin la intervención de la mano humana.

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