La transformación digital es una prioridad para las organizaciones más disruptivas y competitivas. En este contexto, la búsqueda por agilizar los procesos de negocio en las empresas constituye una prioridad para los profesionales y gerentes legales, de ventas, compras, recursos humanos, tecnología, y cualquier otro departamento que tenga que administrar relaciones de negocio.
Cumplir con este objetivo reporta importantes ventajas competitivas en comparación con los procesos tradicionales de gestión documental o contractual en papel. Es así como, en vez de crear, imprimir, administrar y almacenar contratos en repositorios de archivos físicos, muchas empresas están moviendo hoy su gestión contractual a una visión mucho más automática y digital.
Mejores relaciones comerciales
Los contratos son una herramienta de soporte del negocio y, por ende, la base del crecimiento y estabilidad de toda empresa. En este sentido, de acuerdo con World Commerce & Contracting (WCC), administrarlos de forma manual implica el riesgo de pérdidas anuales de hasta un 9,15%, debido a una ineficiente gestión contractual.
Para revertir esta situación existen hoy soluciones tecnológicas que permiten administrar los contratos a través de medios tecnológicos. Este es el caso de las plataformas para la gestión de contratos, más conocidas como Contract Lifecycle Management, (CLM por sus siglas en inglés).
“Estas soluciones abarcan todo el proceso de generación de contratos, redacción, negociación, aprobaciones, firma y seguimiento de obligaciones, hasta su renovación o término, con el objetivo de ejecutar contratos digitales más rápido y así construir mejores relaciones comerciales”, explica José Manuel Jiménez, CEO y fundador de Webdox CLM.
De acuerdo con el directivo, tres de las más importantes ventajas de los contratos digitales con respecto a los físicos son:
1.- Ahorro de tiempo y costos
– Contratos físicos: para informarse sobre los términos y condiciones del contrato, las partes deben reunirse presencialmente, lo que implica un gasto de tiempo innecesario, considerando además lo que conlleva aplicar los cambios y la redacción final del documento.
– Contratos digitales: al automatizar los contratos, es posible agilizar todos los hitos asociados al tener la información fácilmente disponible en un solo lugar, acelerando así el proceso de elaboración, negociación, aprobación y firma del mismo.
Cuando se negocia un contrato digitalmente, las partes solo deben completar su información básica, con la posibilidad de revisar las modificaciones en línea y con acceso al histórico de todas las versiones. De este modo, el proceso se realiza de manera digital, sin necesidad de reunirse. Una vez finalizado el acuerdo, las partes lo firman digitalmente, ahorrando tiempo y dinero al reducir, por ejemplo, las probabilidades de caer en el error humano.
Luego de lo anterior, el acceso a los contratos se lleva a cabo de manera ágil a través de un repositorio con suficiente reportería de rendimiento. Esto contribuye sustancialmente al ahorro de tiempo y costos en la administración de las relaciones de negocio.
2.- Reducción de errores
– Contratos físicos: un gran número de empresas todavía administra sus contratos de manera manual. Esto supone el riesgo de caer en el error humano, lo que puede llegar a ser costoso.
– Contratos digitales: gestionar los contratos con un CLM Software genera considerables eficiencias en la reducción de costos, ahorro de tiempo y recursos, mientras otorga certezas del proceso facilitando la relación comercial dentro y fuera de la organización, ya que se elimina la posibilidad de cualquier tipo de error humano gracias a un proceso automatizado.
Las empresas que se apoyan en una solución digitalizada para la clasificación y gestión de contratos y documentos legales obtienen mejoras de hasta un 70% en los tiempos de la redacción de documentos legales estandarizados, mientras que el costo de horas hombre se reduce en un 17,5%, aproximadamente.
3.- Disminución de riesgo
– Contrato físico: los contratos en papel son fácilmente alterables porque dependen de elementos externos, como disponibilidad del papel y tinta, además de ser susceptibles al deterioro por factores externos.
– Contrato digital: los contratos gestionados digitalmente son más seguros que los documentos físicos, ya que estos últimos se pueden manipular en cualquier momento del proceso contractual, lo que genera un riesgo y motiva a las empresas a contar siempre con la presencia de un notario que valide la versión oficial del contrato. Asimismo, a través de la automatización, los contratos pueden ser controlados en su cumplimiento, a través de la asignación de alertas o notificaciones que aseguren que el contrato sea gestionado en calidad, tiempo y forma.
En este sentido, un software de gestión de contratos brinda la posibilidad de llevar todo el proceso de forma digital y con total trazabilidad, mientras sus soluciones de firma electrónica, válidas por cada país, ayudan a reducir o eliminar por completo la capacidad de un firmante para manipular un documento final.
“Para tener certeza de la validez jurídica de los contratos gestionados digitalmente, lo más conveniente es asegurar que las partes tengan acceso a pruebas electrónicas otorgadas por un software de gestión de contratos autorizado. Este es el caso de Webdox, solución en la nube tipo SaaS, ya que permite centralizar el almacenamiento de contratos, mejorar los tiempos de respuesta y reducir los riesgos comerciales con la gestión de obligaciones y cumplimientos”, concluye José Manuel Jiménez.
