La gestión eficiente de los gastos empresariales constituye una tarea esencial para las organizaciones en todo el mundo. La formalización de estos procesos cobra especial relevancia en Latinoamérica, región en la que se presentan desafíos significativos relacionados con la gestión del efectivo, el cumplimiento de políticas, la auditoría y la eliminación de procesos manuales.
En este contexto, las herramientas digitales son cada vez más relevantes para abordar estos desafíos y garantizar la eficiencia operativa en un entorno empresarial cada vez más competitivo. A partir de su experiencia desplegando este tipo de soluciones, el equipo de SAP Concur ha identificado algunos de los desafíos más importantes que enfrentan las organizaciones de la región en materia de gestión de gastos.
La gestión del efectivo en Latinoamérica se erige como un desafío significativo para las organizaciones en la región. A diferencia de otras partes del mundo, como Estados Unidos o Europa, donde el uso de efectivo ha disminuido considerablemente en favor de las tarjetas de crédito corporativas, en Latinoamérica, más del 95% de los gastos todavía se realizan en efectivo.
“El seguimiento al dinero en efectivo se vuelve especialmente relevante para las empresas recién establecidas, que a menudo deben lidiar con la necesidad de anticipos en efectivo para empleados que se desplazan a lugares remotos, donde las tarjetas de crédito son poco comunes”, explica Andrés Goyes, Senior Presales Solution Consultant de SAP Concur, quien destaca además que la gestión del efectivo se convierte en un componente vital, ya que la falta de control sobre estos desembolsos puede dar lugar a pérdidas significativas para la organización.
El cumplimiento de la política y las auditorías representan otro desafío destacado. A pesar de que las empresas tienen políticas de gastos sólidamente establecidas, la implementación y verificación de su cumplimiento a menudo depende de la revisión humana, lo que puede resultar en un desafío constante. Las auditorías internas y externas son fundamentales para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas, y la falta de trazabilidad y documentación precisa puede dar lugar a problemas que van desde sanciones hasta pérdida de reputación.
Los procesos manuales y el uso de múltiples herramientas, incluyendo hojas de cálculo como Excel, continúan siendo obstáculos en la formalización de gastos en Latinoamérica. La falta de automatización y la dependencia de métodos manuales aumentan el riesgo de que se pasen por alto gastos que no cumplen con las políticas establecidas, así como la posibilidad de errores humanos. Además, estos procesos manuales consumen tiempo valioso de los empleados, que podrían emplearse de manera más productiva en otras áreas de la organización.
La experiencia y productividad de los empleados también se ven afectadas por la falta de sistemas eficientes de gestión de gastos. La adopción de herramientas como aplicaciones móviles que permiten la captura de gastos de manera sencilla, la automatización de informes de gastos y la reducción de la carga administrativa contribuyen significativamente a la mejora de la experiencia del usuario.
La correcta administración de los gastos no solo impulsa la transparencia y el control financiero, sino que también tiene un impacto directo en la productividad de los empleados y en la toma de decisiones estratégicas. SAP Concur cuenta con soluciones clave para abordar estos retos y garantizar la eficiencia y transparencia en la gestión de gastos en las empresas latinoamericanas.
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